14 Señales de que necesitas implementar un ERP como SAP Business One

Señales de que tu empresa necesita SAP Business One

SAP Business One

Staff SAP Business One
Por: Staff SAP Business One abril 28, 2017

Sabes que necesitas un ERP ya que tu sistema actual ha dejado de ser suficiente para tu empresa, pero ¿cómo saber si SAP Business One es el ERP indicado para ti?

 

En este artículo te compartimos las señales que caracterizan a una empresa candidata y evitar errores en tu implementación del ERP Sap Business One.

 


Señal #1: Hago uso de diferentes sistemas que no están integrados
Señal #2: Las áreas de mi empresa no están conectadas entre sí
Señal #3: No tengo información de manera inmediata y confiable para tomar decisiones
Señal #4: Tengo pensado abrir nuevas sucursales y quiero tener un mejor control
Señal #5: Mi sistema actual no cuenta con las características que necesito
Señal #6: Necesito conectar mi proceso de ventas con el inventario y la facturación
Señal #7: Necesito alertas y notificaciones para estar al tanto de ciertos indicadores clave
Señal #8: Necesito reportes que me permitan optimizar mi operación
Señal #9: Necesito mejorar el control de mis inventarios
Señal #10: Quiero mejorar mi cobranza y reducir mi cartera vencida
Señal #11: Necesito mayor conocimiento de mi mercado
Señal #12: Necesito administrar mi producción en base a la demanda
Señal #13: Deseo eficientar mi proceso de pagos a proveedores
Señal #14: No controlo algunos procesos de mi contabilidad y finanzas
¿Qué hacer si tienes varios de estos problemas en tu empresa?

 

 

Señal #1: Hago uso de diferentes sistemas que no están integrados

 

Esta es la señal más visible de que una empresa necesita prestar mayor atención a su sistema y actualizarse, por eso consideramos listarlo al inicio.

 

Cuando los datos, cifras e indicadores que son esenciales para operar y conocer la situación del negocio están dispersos en hojas de cálculo, emails, en un sistema de contabilidad o algún CRM, no es posible tener control de la información.

 

Esto da por consecuencia que en tu empresa se den las siguientes situaciones:

  • Necesidad de recapturar datos en distintas plataformas.
  • La información no es confiable y tarda en ser procesada.

  • Problemas en la comunicación y transmisión de información entre departamentos.

  • Ausencia de automatización de procesos y alertas.
  • Falta de reportes especializados para toma de decisiones críticas.

 

 

SAP Business One es una solución robusta, que te permite obtener los beneficios de distintos sistemas en un solo lugar. Un ERP capaz de integrar finanzas, inventarios, compras, facturación, un CRM, etc. Además de tener integración con los servidores de correo para transmitir información y alertas, enfocado siempre en optimizar los procesos dentro de una empresa.

 

 

Señal #2: Las áreas de mi empresa no están conectadas entre sí

 

Al no contar con una herramienta que permita administrar los procesos más importantes de la empresa, el trabajo se hace lento, se corre el riesgo de cometer errores y los datos no son confiables. 


Al estar todas las partes de la empresa integradas en SAP Business One los usuarios tienen el control de cada una de ellas, generando un impacto positivo en la siguiente área que continúe con el proceso. Esto evita llamadas y consultas constantes entre departamentos para confirmar información o perder tiempos revisando mails antiguos para acceder a un dato concreto.

Al no contar con una única fuente de información, se generan llamadas constantes entre departamentos para confirmar datos o se pierde tiempo revisando mails antiguos para acceder a ellos.

 

En SAP Business One se pueden administrar todos los departamentos de tu negocio en un sólo lugar y unificar la información de:

 

  • Contabilidad y Finanzas
  • Inventarios
  • Facturación y cobranza
  • Bancos
  • Ventas
  • Compras
  • Servicio al cliente

 

 

Al estar todas las partes de la empresa integradas, los usuarios tienen el control de cada una de ellas, generando un impacto positivo en la siguiente área que continúe con el proceso.

 

 

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Señal #3: No tengo información de manera inmediata y confiable para tomar decisiones

 

El punto débil de muchas soluciones es que no cuentan con un sistema de reporteo eficiente, lo que eventualmente se vuelve crítico para los negocios en crecimiento.  

 

 

SAP Business One evita perder tiempo en recapturas ya que consolida la información desde el momento en que el usuario la ingresa al sistema, así cualquier miembro autorizado de la organización podrá acceder a ella en tiempo de real y hacer uso de reportes para tomar decisiones, sin afectar los flujos de trabajo.

 

SAPBO te permite generar una gran cantidad de reportes. En la parte de Finanzas puedes contar con reportes de de comparación entre diferentes periodos, de Balance General y Presupuestos. Mientras en el área de Ventas puedes contar con informes de Productos inactivos, Valoración de existencias y Rotación de existencias, entre otros en áreas como Inventarios, Servicios y Producción.

 

 

Señal #4: Tengo pensado abrir nuevas sucursales y quiero tener un mejor control

 

Abrir nuevas sucursales es sinónimo de crecimiento y nuevos retos: dirigir a nuevos colaboradores, manejar múltiples ubicaciones, inventarios, ventas, entre otros aspectos.

 

Si este es tu caso es importante contar con un sistema que te permita controlar los siguientes aspectos en cada sucursal:

 

  • Organizar, estructurar y optimizar tus procesos
  • Reducir la rotación de inventarios

  • Planear el resurtido

  • Automatizar los procesos de compra

  • Contar con información en tiempo real para la toma de decisiones

  • Identificar áreas de oportunidad para seguir creciendo

  • Obtener recursos utilizando Add Ons como: inventarios, puntos de venta, control deactivo fijo, etc.

 

 

Como partner de SAP, adaptamos la solución para que proporcione la funcionalidad de uso de sucursales permitiendo una administración independiente, por unidad de trabajo y a nivel empresa.

 


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Señal #5: Mi sistema actual no cuenta con las características que necesito

 

Este es un problema común cuando las pymes inician sus operaciones utilizando soluciones pequeñas por economía. Estos sistemas se encuentran limitados a ciertas funcionalidades y al no compartir datos entre sí es necesario duplicar acciones cada que se realiza un movimiento.

 

 

SAP B1 al ser una herramienta diseñada para pequeñas y medianas empresas, cuenta con características enfocadas en cada área de la empresa y características adicionales que se pueden adaptar de acuerdo a la industria.


Además de cumplir con los mejores estándares operativos, permite personalizar una gran cantidad de procesos, herramientas, reglas de negocio y necesidades específicas de la empresa, de tal forma que les permita realizar las mejores prácticas de negocio en una sola herramienta.

 

 

Señal #6: Necesito conectar mi proceso de ventas con el inventario y la facturación

 

Es común que en algunas PYMES, especialmente las dedicadas a la comercialización o retail se utilicen sistemas diferentes para cotizar, facturar y administrar el inventario. Debido a esto se corre el riesgo de que al momento de cotizar un producto el inventario no coincida con la promesa de venta.

 

Es vital para el área de administración poder ofrecer fiabilidad en la conexión entre inventarios, cotizaciones y facturas.

 

 

SAP B1 permite realizar pedidos de venta en base a la cotización, ya que el sistema retira automáticamente el producto vendido de inventarios, en el documento de entrega y al facturar. Así todo el proceso estará en orden, evitando márgenes de error que pueden costar la pérdida de un cliente importante.

 

 

Señal #7: Necesito alertas y notificaciones para estar al tanto de ciertos indicadores clave

 

Es importante estar al tanto de los indicadores clave de la empresa, como: bajas en las ventas, inventarios por debajo del mínimo, altos costos de operación, clientes con demoras en sus pagos o excedentes de su límite de crédito.

 

Para esto es importante contar con una herramienta que permita personalizar este tipo de reglas de negocio y monitorear cada evento fuera de lo común.

 

 

SAP Business One cuenta con herramientas que configuran estas reglas de negocio a la medida, haciéndolas sumamente personalizables: si se desea que se envíe una alerta cuando se exceda cierto costo en el caso de un cliente específico, esto es posible siempre y cuando el cliente proporcione los criterios exactos al partner implementador.

 

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Señal #8: Necesito reportes que me permitan optimizar mi operación

 

Contar con información actualizada y confiable permite actuar para corregir detalles, prevenir problemas y optimizar procesos.

 

 

SAP B1 cuenta con diferentes reportes muy específicos y a detalle que permitan que la información sea analizada de manera muy rápida y que ayuden a identificar las necesidades de forma más oportuna. Por ejemplo: el re-surtimiento de materiales en caso de alta demanda, reportes y análisis bancarios y financieros, Análisis e indicadores de rendimiento clave (KPI), etc.

 

 

Señal #9: Necesito mejorar el control de mis inventarios

 

Comúnmente, las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a problemas de Control de Inventarios, donde la falta de una correcta planeación en las compras lleva a sobre-inventariar almacenes, incurriendo en costos adicionales de almacenaje, mermas, pérdidas de mercancías, etc.

 

 

SAP Business One es de gran ayuda gracias a su asistente MRP, el cual te permitirá comprar en base a sus recomendaciones, las cuales elabora considerando factores como: el estado actual de los inventarios, los pedidos pendientes por surtir, pronósticos de ventas, cálculos de los tiempos de entrega y demás variables que ayudarán considerablemente a tu proceso de compra.

 

 

Señal #10: Quiero mejorar mi cobranza y reducir mi cartera vencida

 

En las empresas suelen presentarse problemas con la administración de Cuentas por Cobrar. No se conocen los montos exactos de la deuda de cada cliente o no se cuenta con los documentos que respalden los adeudos y esto vuelve sumamente difícil la cobranza.

 

 

SAP Business One cuenta con alertas y recordatorios de facturas y saldos vencidos, permitiendo que tu equipo encargado mejore la gestión de cobranza y cartera vencia. Así dirección estará al tanto de cuanto representa el monto de la deuda de sus clientes. Con ayuda de los reportes de cobranza y antigüedad de saldos en línea de SAP podrás tomar decisiones en el momento indicado.

 

 

Señal #11: Necesito mayor conocimiento de mi mercado

 

Es vital conocer a tus competidores y lo que tu mercado meta necesita. Esto permite elegir el canal de marketing adecuado para dar a conocer tus productos, saber el momento y lugar ideal para vender e incluso identificar oportunidades de nuevos mercados que te permitan diversificarte.

 

 

SAP B1 cuenta con su propio CRM de ventas, el cual está equipado para analizar a fondo las características de tus clientes para crear un perfil en base a sus comportamientos de compra, datos generales, saldos de cuenta y diversa información disponible en tu pipeline de ventas.

 

Esto te ayudará a  identificar oportunidades de venta en etapas tempranas, hacer la propuesta económica más adecuada en base a su perfil, y brindar un excelente soporte posventa. Además guarda un registro de cada oportunidad, el monto potencial de cada negociación, fechas de cierre tentativas, competidores y actividades asociadas con el contacto, todo esto te permite brindar un servicio al cliente más efectivo con SAP Business One.

 

 

Señal #12: Necesito administrar mi producción en base a la demanda

 

Las empresas enfocadas a la producción requieren de una herramienta que les permita administrarla eficientemente. Para esto es necesario un sistema que les ayude a medir y controlar la calidad de sus existencias.

 

Las empresas enfocadas a la producción requieren de una herramienta que les permita realizar predicciones confiables, basadas en variables como existencias y demanda de producción, entre otras.

El reto consiste en que la empresa esté preparada y organizada para administrar las variaciones de demanda sin que esto comprometa el trabajo de las áreas operativas.

 

 

El MRP de SAP Business One permite administrar y controlar eficazmente la producción gracias a sus recomendaciones de compra de materiales y generación de órdenes de fabricación para producir sólo cuando es necesario.

 

 

Esto lo hace considerando los tiempos de entrega de la materia prima por parte del proveedor, el balance entre la capacidad de producción y los pronósticos de venta. Monitoreando los indicadores de tus stocks mínimos y máximos, además de considerar los puntos de reorden.

 

 

Señal #13: Deseo eficientar mi proceso de pagos a proveedores

 

Algo común en el área de abastecimientos es que al generar una orden de compra y enviarla al proveedor por correo, el encargado puede confundirse y no recordar si dicha orden ya fue realizada o no. Por lo que puede volver a generarla y darle doble entrada al almacén al mismo producto.

 

Al no tener un sistema que identifique estos errores, es muy fácil que se dupliquen existencias o que no se le de entrada al producto correcto al recapturar una orden. En el peor de los casos suelen generarse pagos dobles a los proveedores por una misma factura.

 

 

SAP permite hacer un bloqueo de facturas una vez que se realiza el pago evitando que se haga cargo doble por un mismo concepto. Esto ayuda a dar seguimiento desde la orden de compra o requisición de material hasta la factura del proveedor, pasando por todo el flujo sin permitir errores de este tipo.

 

 

Señal #14: No controlo algunos procesos de mi contabilidad y finanzas

 

Esta una de las partes más sensibles para una empresa ya que un buen flujo financiero es vital para operar de forma eficiente, sin importar el giro o tamaño de la organización.

 

SAP Business One cuenta con un módulo de finanzas que permite generar de forma automática ciertos procesos como:

 

  • Conciliación bancaria

  • Generación de pólizas contables de cada uno de los documentos

  • Informes financieros

  • Contabilizaciones periódicas para documentos que se generan de forma mensual, semanal, diaria, etc.

  • Alertas o bloqueos configurables que permiten que haya el mínimo de errores en la información

 

 

¿Qué hacer si tienes varios de estos problemas en tu empresa?

 

Si te has identificado con algunos de los factores anteriores, te aconsejamos analizar las herramientas de SAP Business One y cómo pueden beneficiar a tu empresa.

 

Si ya estás considerando una implementación de del sistema, nuestra recomendación que que lo hagas de la mano de uno de sus partner, esto te asegura una implementación  correcta y garantiza óptimo funcionamiento en tus procesos de negocio.

 

En Zentius nos apegamos a esta metodología de implementación y contamos con la experiencia necesaria, ya que además de conocer el sistema podemos proporcionar una solución completa para adecuar el funcionamiento en cada una de las áreas de tu empresa.

  

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