7 módulos de SAP Business One útiles para toda empresa

7 módulos de SAP Business One indispensables para toda empresa

SAP Business One

Luis Martinez Betancourt
Por: Luis Martinez Betancourt marzo 23, 2017

Tú conoces SAP, sabes que es un ERP líder a nivel global, muy completo y que es totalmente personalizable adaptándose a cualquier negocio e industria.  

 

Sin embargo, ¿conoces qué módulos tiene y cuáles son los recomendados en un implementación inicial?

 

En este artículo te compartimos los 7 módulos de SAP Business One que son indispensables en una implementación y que aplican para cualquier tipo de empresa.

 

 

Módulos básicos de SAP Business One


Empecemos por describir los módulos que de acuerdo a las mejores prácticas implementamos en cualquier tipo de empresa, ya que son aquellos enfocados en áreas como: finanzas, inventarios, ventas, etc; y que están orientados hacia la operación administrativa.

 

Contenido de este artículo: 

 

  1. Contabilidad y Finanzas
  2. Módulo de Inventarios
  3. Facturación y cobranza
  4. Bancos
  5. Ventas
  6. Compras
  7. Servicio al cliente 
  8. Producción

 

 

 Contabilidad y Finanzas en SAPBO


Este módulo es utilizado para administrar todas las transacciones financieras, definir centros de costos multidimensionales y realizar un análisis / planificación del uso de los recursos de tu empresa. Esto te permitirá gestionar de forma eficiente y certera tus presupuestos.


Con esta función de SAP podrás llevar procesos de cierres financieros, realizar la gestión de tesorería, establecer reglas de distribución para asignar costos y configurar ajustes de moneda extranjera.

 

Una de las ventajas más importantes de utilizar SAP Business One en México es que este ERP está adaptado para seguir los lineamientos legales del país en cuanto a contabilidad.

 

Algunas de las características más importantes de este módulo de SAP son:

Contabilidad Electrónica

  • Documentación de todas las transacciones contables.
  • Generación de catálogo de cuentas y balanza.
  • Creación de  pólizas.
  • Cumplimiento de las obligaciones emitidas por la SHCP.
  • Creación mensual de archivos XML para el SAT.

Facturación Electrónica

  • Integración nativa de Facturación Electrónica para el timbrado de CFDI’s.
  • Creación de comprobantes fiscales propios para disminuir errores en la captura de inventarios.

Presupuestos

  • Control de ingresos / egresos de la empresa.
  • Control de presupuestos mensuales o anuales.
  • Gestión de bloqueos para no exceder los límites.
  • Establecimiento de montos en el tipo de moneda indicado.

Contabilidad de Costos

  • Control de contabilidad periódica.
  • Creación de análisis de gastos e ingresos.
  • Definición de normas de reparto y centros de costos.

Informes Financieros

Creación de una extensa gama de informes financieros como:

  • Informe de Presupuesto
  • Libro Mayor
  • Balance
  • Balance Provisional
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  • Flujo de Caja
  • Impuesto
  • Antigüedad de Saldos (Clientes y Proveedores)

Activo Fijo

  • Control de activos fijos desde la perspectiva impositiva y contable eficiente.
  • Control desde el momento de adquisición, amortización, re-valoración y eliminación.
  • Reportes sobre el estatus actual de tus activos fijos.

Flujo de Caja (SAP Business One for HANA)

  • Visualización de los detalles de cuenta en efectivo.
  • Planificación de pagos por adelantado.
  • Reportes analíticos en tiempo real.
  • Panel de Previsión de Flujo de caja para un pronóstico del efectivo futuro.

Gestión de Bancos

  • Coordinación de transacciones monetarias con cuentas bancarias.
  • Optimización de los tiempos de planeación y gestión de las cuentas bancarias con el asistente de pagos.
  • Impresión de lotes de cheques y cheques individuales.-Creación de pagos recibidos de clientes y efectuados a proveedores con cualquier forma pago.
  • Realización manual o automática de reconciliaciones internas y externas.
  • Depósitos con fechas posteriores al día de emisión, en efectivo, cheques o tarjeta de crédito.


Beneficios del módulo de Contabilidad SAP BO

Algunas de las ventajas que podrás obtener al reducir tus tiempos de cierre contable a fin de mes con la ayuda de SAP Business One son:

 

  • Información financiera confiable.
  • Pagos puntuales y seguimiento.
  • Planeación temprana para minimizar riesgos y maximizar el ROI
  • Análisis preciso de resultados.
  • Facturación a tiempo.
  • Toma de decisiones correctas para alcanzar tus metas organizacionales.
  • Acciones correctivas oportunas.
  • Un flujo constante de trabajo.
  • Automatización de los procesos más sencillos.

 

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10 razones para elegir SAP Business One ERP ]

 

 

 

Módulo Inventario SAP Business One

 

SAP B1 cuenta con un excelente módulo de abastecimiento y compras estratégicas, el cual te ayudará a lograr importantes ahorros en los costos mediante un análisis de gastos, incrementar la calidad y cumplir con los tiempos meta gracias al módulo de producción SAP Business One.

 

Además posee funciones para un excelente manejo de los productos en almacén gestionando números de lote y listas de precios de los mismos. En él también puedes ajustar aumentos de precio, máximos y mínimos, estimar gastos de almacenamiento en base a su costo en el mercado y hacer recuentos.

 

Con la característica de datos maestros de artículos podrás definir en tu sistema:

 

  • Artículos de compra (adquisición)
  • Artículos de producción (fabricación)
  • Lista de artículos sustitutos
  • Artículos fuera de stock, como mano de obra, gastos de viaje y activos fijos

 

Como usuario de SAP B1 podrás configurar:

 

  • El método de aprovisionamiento (fabricación o compra, por ejemplo)
  • Los tiempos promedio de espera
  • Los intervalos ideales para reabastecer el stock de cierto artículo determinado (mensual, semanal o diario)
  • La cantidad mínima de la orden
  • Los tamaños de los lotes de artículos a comprar

 

Algunas de las características más importantes de este módulo de SAP son:

  • MRP SAP Business One para la Gestión de listas de materiales, Control de órdenes de producción, Análisis de tiempos de producción, etc.

  • Ajuste automático de inventarios / Conteos durante el conteo físico.

  • Coordinación de transferencias entre almacenes.

  • Ubicaciones en Inventario y asignación de artículos a distintas ubicaciones en almacén.

  • Costo real de mercancía y análisis de los costos directos o indirectos de la elaboración de productos.

  • Gestión de números de series y lotes durante todo el ciclo de venta.

  • Reportes personalizados para mejorar la rotación de artículos, transferencias o salidas.

  • Integración contable con Inventarios.

  • Información de movimientos de mercancías, cambios en precios o descuentos.

  • Múltiples unidades de medida para el control de movimientos en cada venta.

  • Administración de múltiples almacenes en una sola plataforma y lleva el control de inventario por empresa o almacén.

 

Beneficios del módulo de Almacén SAP

  • Optimiza tu inventario, detecta faltas de productos y rastrea los artículos de baja rotación.

  • Reduce las mermas o desperdicios.

  • Conoce tus costos reales de inventario para una correcta gestión de almacén.

  • Servicio al cliente de primer nivel y un grado mayor de fidelización.

 

Facturación y Cobranza SAP B1

 

Esta función de SAP B1 cuenta con útiles herramientas para una eficiente y rápida gestión de todo el proceso posterior al cierre de la venta, ya que permite crear la factura y el recibo directamente desde el ERP SAP para recibir pagos parciales. Dichos documentos pueden ser modificados dentro de la plataforma para incluir el nombre de la impresa, logo, datos fiscales y un diseño personalizable.

 

Además de esta útil función, SAP liga automáticamente la creación de las facturas con los registros de cuentas por cobrar lo que te ayuda a mejorar la gestión de cobranza y cartera vencida con SAP Business One. Además podrás enviar desde la plataforma distintos tipos de cartas de cobro a los clientes y calcular los intereses correspondientes a cada pago pendiente.


Algunas de las características más importantes de este módulo de SAP Business One son:

  • Creación de facturas para cuentas por pagar.
  • Notas de crédito para cuentas por pagar.
  • Asistente de reclamación de pagos.
  • Identificar el archivo o factura que necesites en segundos.
  • Revisa todos los elementos relacionados con la factura o dato maestro.
  • Conocer a partir de cual Remisión se generó cada Factura.
  • Visualiza el panorama completo de la relación de tus documentos.

 

 

Beneficios del módulo de Facturación y Cobranza SAP

  • Garantiza la integridad y la autenticidad de la información y accede a una visión global de tus documentos.

  • Coteja la información contable con facilidad y encuentra tus datos contables rápidamente.

  • Ahorra recursos y conviértete en una compañía paperless.

  • Minimiza los errores con una correcta relación de tu información.

  • Visualización de documentos desde el mapa accediendo al archivo de origen o destino que necesites.



 

Bancos SAPBO

 

En este módulo de SAP podrás gestionar todos los procesos financieros, como ingresos en efectivo, cheques, transferencias bancarias, depósitos, anticipos, pagos de tarjetas de crédito y conciliaciones bancarias.

 

Automatiza y acelera el registro de pagos entrantes y salientes, cheques, transferencias bancarias, etc con el asistente de pagos. Además los pagos se registrarán de acuerdo a la forma de pago utilizada (cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crédito o efectivo).

 

Con la funcionalidad de tratamiento de extractos bancarios puedes conciliar cuentas de balances y relacionar pagos que no se concilian automáticamente, como los pagos “a cuenta” con partidas abiertas, tanto de forma automática como de forma manual, gracias a la característica de conciliación.

 

Algunas de las características más importantes de este módulo de SAP Business One son:

  • Relación automática de múltiples facturas por cobrar y por pagar en lotes.

  • Impresión de lotes de cheques y elaboración de informes de pagos y cheques.

  • Conciliaciones automatizadas.

  • Gestión de entradas y salidas de efectivo, cheques, transferencias bancarias electrónicas y tarjetas de crédito.

  • Conciliación automática de libros y tratamiento de extractos bancarios.

 

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Módulo de Ventas SAP

 

El software de ventas de SAP Business One cuenta con la configuración de facturación electrónica en México, ya que hay una normativa específica en el país que es necesario seguir. Te permite contar con las herramientas necesarias para localizar rápidamente los datos que necesitas para cerrar más ventas.

Con el podrás levantar cotizaciones, programar entregas, introducir órdenes de clientes, actualizar las existencias y administrar tus facturas y cuentas por cobrar.

También cuenta con una función de CRM, el cual te ayudará a automatizar tu fuerza de ventas para acortar tus ciclos de compra y atender clientes todo el tiempo desde cualquier lugar con la ayuda de dispositivos móviles.

 

Puedes registrar todas tus órdenes de venta, crear pedidos para soportar distintas fechas y direcciones de entrega. El inventario se actualizará de forma automática cada que se efectúe una nueva entrega de productos o materiales.

 

Algunas de las características más importantes de este módulo son:

  • Creación de cotizaciones y pedidos para clientes y prospectos.

  • Administra la información importante de cada cliente.

  • Comparte información crítica para tu departamento de ventas como límites de crédito, descuentos, plazos de pago, etc.

  • Revisión en tiempo real de existencias en tiempo real mientras realizas una cotización.

  • Obtén análisis y predicciones de ventas para conocer Porcentajes de avance, Montos potenciales de cierre, Fechas estimadas de cierres, etc.

  • Administra tus tareas y citas con recordatorios con el calendario de SAP BO.

  • Acceso inmediato a una visualización global en todo momento.

  • Visión completa del balance, pedidos pendientes, oportunidades previstas y entregas.

  • Reportes de beneficios e ingresos de clientes.

  • Genera informes y Análisis con Drag&Relate para generar informes con datos de valor automáticamente.

  • Integración con Outlook para sincronizar tus contactos / oportunidades de Outlook con la base de SAP.

  • Programa alertas y accede a reportes desde tu teléfono móvil.

  • Cuenta con análisis de oportunidades interactivos para reactivar aquellos tratos que están en pausa con algún descuento personalizado que los motive.

  • Identificar a los clientes con mayores posibilidades de hacer recompras.

  • Edita, visualiza y envía tus cotizaciones vía correo electrónico desde SAP B1.

  • Lleva un historial de las actividades de ventas con notas.

  • Se notificado de eventos importantes con alertas y notificaciones.

  • Con la aplicación móvil de SAP Business One ayuda a tus vendedores a cerrar nuevos tratos vía móvil desde cualquier lugar.

 

Beneficios del módulo de Ventas SAP

  • Análisis y seguimiento de las oportunidades pendientes en base al progreso de las tareas pendiente y los cierres concretados.

  • Gestión de los clientes con una mejor definición de las distintas fases del proceso comercial.

  • Utiliza métodos de previsión para establecer prioridades de ventas en base a las fechas de cierre, montos de ganancias y  porcentajes de avance.

  • Administración eficiente de los cierres relacionándolos con los volúmenes de ingresos potenciales.

  • Acceso a cálculos automáticos de ingresos brutos  y beneficios a lo largo del pipeline de ventas.

  • Identifica tendencias en los comportamientos de tus clientes para desarrollar campañas de marketing que te ayuden a incrementar tus ventas.

 

 

Compras SAP BO

 

Con este módulo de compras, SAP B1 te permite administrar el proceso de gestión de todo tipo de trámite con tus proveedores y contar con certeros análisis de tu mercado, ventas y clientes para planear inteligentemente tus compras de materiales.

 

Gracias a esta característica de SAP podrás realizar pedidos de licitación, órdenes de compras, recepciones de bienes, devoluciones, facturas para cuentas por pagar, notas de crédito, etc. Además de contar con útiles borradores de documentos y un sistema rápido de impresión de los mismos.

 

Solicita materiales o servicios a tus proveedores de forma más eficiente ya que al realizar las órdenes, éstas actualizan los datos de los artículos pedidos en tu almacén virtual para agilizar tu elaboración de cotizaciones y hacer un seguimiento de la fecha de entrega programada.

 

Crea distintas boletas de embarques o notas de entrega en cada envío individual y realiza cálculos más acertados del valor en muelle de tus productos de importación.

 

Algunas de las características más importantes de este módulo de SAP B1 son:

  • Registro de respuestas de proveedor como fechas de entrega, cantidad de productos a entregar, etc.

  • Capturas de Solicitudes de Compra manual y otros documentos mientras realizas el pedido de un cliente.

  • Eliminación automatizada de solicitudes que no se transformaron en pedidos.

  • Informe de comparación de ofertas de los proveedores con información de precios, fechas, etc.

 

Beneficios para el módulo de Compras SAP

  • Ahorra en la impresión de formatos, requisiciones de compra, etc, ya que tus documentos ahora serán en formato digital.

  • Crea solicitudes de pedidos y envíalas a tus proveedores mediante un email.

  • Mejor control de los pedidos en cada área y un registro más eficiente de la información para dar seguimiento a los requerimientos de cada área.

  • Alertas para los interesados al momento en que sus solicitudes hayan sido convertidas en pedidos y cuando sean entregadas.

  • De seguimiento a respuestas del Proveedor para elegir la que más se ajuste a sus necesidades.

  • Cuenta con informes para comparar los precios actuales y fechas de entrega.

  • Eliminación de aquellas solicitudes Innecesarias que ya fueron canceladas, o cerradas.

 

 

Módulo de Servicio al cliente en SAP

 

Administra de forma integral los contratos, servicios, operaciones del día a día y registra cada interacción con tus clientes para brindar un servicio más efectivo con el módulo de Servicios de SAP Business One

 

Cuenta con la característica especial de rastreo de llamadas ya que al momento de recibir un contacto, SAP B1 te mostrará rápidamente los datos e historial de dicho cliente para una atención más rápida y personalizada. Organiza los contactos y registros de todos tus clientes, proveedores y demás socios comerciales: sus datos de contacto, perfiles, historiales, adeudos, facturas y análisis de comportamientos de compra.

 

Ten un registro de las fechas de contrato y equipos vendidos a cada uno de tus compradores, los tickets de servicio resueltos e inconclusos, y provee una atención de primer nivel que te separe del resto de tu competencia.

 

Algunas de las características más importantes de este módulo de SAP Business One son:

 

  • Tarjetas de equipo para tener a tu alcance la información de los productos que has vendido cada que un cliente solicite un servicio.

  • Llamadas de servicio para atender quejas y dudas de clientes sobre el mantenimiento o reparaciones de sus equipos.

  • Administra y clasifica las llamadas de servicio.

  • Contrato de servicios para un mejor control de las cuotas mensuales o anuales.

  • Base de conocimiento de soluciones con soluciones para diversos problemas y situaciones.

  • Informes que te permitirán ver y analizar datos relacionados con contratos de servicio, tarjetas de equipo y llamadas de servicio

 

Beneficios del módulo de Compras SAP

  • Atiende a tus clientes en cualquier momento y lugar con la app de gestión de servicio.

  • Administra la relación de los clientes con los representantes de servicios controlando de forma sencilla todas las tareas relacionadas con los tickets de servicios de tus clientes.

  • Cuenta con reportes confiables sobre el desempeño de tu departamento de servicios: del estado actual de cada ticket, los tiempos de respuesta por agente, tiempos de cierre promedio, etc.

  • Mantén en orden la información de tus clientes.

  • Localiza rápidamente los equipos de venta o renta.

  • Identifica los equipos rentados y gestiona su mantenimiento.

  • Cuenta con un historial de los tickets de servicio de tus clientes para optimizar tus procesos en base a las mejores prácticas.

  • Aumenta el desempeño del departamentos de servicio y ventas.

  • Crea una base de conocimientos de soluciones para los problemas planteados por tus clientes, así cuando un problema suceda de nuevo el agente podrá consultar la base de datos y reducir el tiempo de respuesta.

 


Esperamos que este artículo te sea de utilidad para conocer más sobre los módulos y submódulos de SAP que te ayudarán a obtener el control y alcanzar el crecimiento en tu empresa. Esto te permitirá concentrarte en vender y crecer junto a tus colaboradores.

 

 

 

SAP Business One para Producción

 

El módulo de SAP para producción cuenta con herramientas sumamente útiles que te ayudarán a contar con información confiable para tomar decisiones en base a variables como existencias disponibles o la demanda en el mercado.

 

Realiza una planeación constante de tus órdenes de producción para contar con el stock mínimo necesario y cumplir con los compromisos de entrega de tus clientes en tiempo y forma.

 

Algunas de las características más importantes de este módulo de SAP Business One son:

 

  • Gestión de Recursos de producción y asignación de costos estándar.

  • Gestión de listas de materiales con distintas jerarquías para que tu inventario sea una herramienta que te permita optimizar los procesos de fabricación.

  • Tiempos por unidad de recurso y preparación maquinaria para disminuir los tiempos muertos y aumentar la eficiencia.

  • Control de Órdenes de Producción automatizadas para dar entrada a los productos terminados y darles seguimiento hasta su cierre.

  • Centros de costos y contabilidad en los que podrás digitalizar e integrar tus documentos con su póliza contable al proceso productivo.

  • Fabricación y administración de materia prima y  productos secundarios para un mejor control de existencias, costos, etc.

  • Control y planificación de los ciclos operativos de la maquinaria.

 

Beneficios para el módulo de Compras SAP

  • Gestiona importantes documentos:

    • Control de las entradas de producción, inventarios, costos, etc.

    • Seguimiento y automatización de órdenes de Fabricación.

    • Gestión de las salidas de materia prima en procesos de producción.

  • Controla la información más importante para tu operación:

    • Creación de listas de materiales, recursos, precios de producción y centros de costos.

    • Establecimiento de tiempos de fabricación en cada ciclo productivo.

    • Gestión de Recursos y costos estándar por cada producto.

    • Realiza un seguimiento del estado de los clientes con pedidos y los proveedores con entregas pendientes.  

    • Seguimiento de los artículos faltantes en stock y las órdenes de producción en proceso.

    • Definición de capacidades para designar la capacidad a las órdenes de fabricación.

    • Entrega de pedidos a tiempo coordinando la llegada de mercancías con el envío al cliente en el MRP de SAP.

 

Esperamos que este artículo te sea de utilidad para conocer más sobre los módulos y submódulos de SAP que te ayudarán a obtener el control y alcanzar el crecimiento en tu empresa. Esto te permitirá concentrarte en vender y crecer junto a tus colaboradores.

 

Si deseas asesoría, conocer más sobre el precio de SAP Business One, una Demo, etc, acércate a nosotros.

 

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