Cómo mejorar la gestión de Cuentas por cobrar con SAP Business One

Reducir cartera vencida con SAP Business One

SAP Business One

Luis Martinez Betancourt
Por: Luis Martinez Betancourt abril 28, 2017

La cartera vencida es un problema común y que todos queremos mejorar.

Ser emprendedor es una labor retadora y no exenta de dificultades, especialmente en México, en donde el 45% de las empresas tienen dificultades para cobrar facturas vencidas, y dos de cada 10 declara tener al menos el 10% de su cartera vencida. 

 

En este artículo te compartimos las funcionalidades de los módulos de SAPB1 que ayudarán a que tu cartera vencida no crezca exponencialmente, sino que, al contrario, puedas reducir tus cuentas por cobrar.

 

Función de Alertas para tus cuentas por cobrar en SAP Business One
Función de Autorizaciones Electrónicas de SAP Business One
Función de Informes de Antigüedad de Saldos de SAP Business One
Función de Gestión de Bancos para tus cuentas por cobrar en SAP Business One

 

 

Función de Alertas para tus cuentas por cobrar en SAP Business One

 

Ayuda a tu personal de Cobranza con la funcionalidad de configuración de alertas de SAP B1,  la cual te permitirá notificar de forma automatizada a los usuarios cuando se cree una factura de clientes que cuenten con saldos vencidos y crear alertas para el personal de tesorería al generar Notas de Crédito.

 

Programa autorizaciones automáticas con notificaciones para Dirección cuando una factura exceda un descuento permitido o sobrepase el margen mínimo de utilidad, permitiendo adelantar la resolución de disputas y evitando la acumulación de cuentas incobrables.

 

La función de alertas de SAP Business One te permite:

 

Configurar notificaciones para el envío automatizado de mensajes internos o externos, mediante correos electrónicos, mensajes de texto o vía fax.

 

 Responder a las alertas, ya sea de forma interna dentro de SAP Business One o de forma externa por correo electrónico, mensajes SMS o fax.

 

 Configurar diferentes tipos de alertas en base a las especificaciones del usuario o utiliza las ya predefinidas en el sistema para recordar hacer un seguimiento de tus cuentas por cobrar.

 

 Genera alertas al desviar el porcentaje de descuento de todos los tipos de documentos de ventas efectuadas, como ofertas, pedidos, entregas y facturas.

 

 Modificar o desactivar alertas cuando se requiera.

 

 Visualización de alertas activas e inactivas.

 

 

 

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Función de Autorizaciones Electrónicas de SAP Business One

 

SAP Business One cuenta con la funcionalidad completa de autorizaciones, con la que el Gerente puede configurar las etapas de autorización durante la implementación del sistema, para restringir a los usuarios los documentos que podrán o no editar.


Cuando un empleado agrega un documento en la vista preliminar, el miembro Senior recibe una solicitud de autorización a través de un mensaje interno para aceptar o no dicha petición. Si por ejemplo el área de ventas desea hacer un pedido a nombre de un cliente pero desconoce si éste cuenta con facturas vencidas, SAP Business One ayuda a la Gerencia a revisar el caso por medio de la funcionalidad de Autorizaciones.

 

La función de autorizaciones electrónicas cuenta con las siguientes opciones:

 

 Autorización total: El usuario visualiza y modifica datos para dicha función.

 

 Sólo lectura: El usuario únicamente puede visualizar los datos pero no puede modificarlos, por lo que no es posible la eliminación de interlocutores comerciales, etc.

 

 Falta autorización: El usuario no tiene acceso a esa función, ya sea para visualizar o modificar.

 

 

Función de Informes de Antigüedad de Saldos de SAP Business One

 

Los Informes de Antigüedad de Saldos de SAP B1 te permitirán analizar tus cuentas, ampliar y restringir las condiciones de pago de tus clientes de acuerdo a su historial de pagos, sus créditos y su capacidad de solventarlos.

 

Así podrás restringir el crédito a clientes morosos con cuentas por cobrar e iniciar campañas de cobranza. Es vital que tu personal de cobranza tenga el hábito de realizar este tipo de análisis de forma regular para estar consciente de la magnitud de los montos y tiempos de cada cliente, esto puede traer un gran valor y beneficios a tu empresa.

 

SAP Business One brinda informes de los créditos pendientes de todos tus clientes ordenados por antigüedad, con un análisis minucioso de cada cuenta.

 

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Función de Gestión de Bancos para tus cuentas por cobrar en SAP Business One

 

Con la característica de Gestión Bancos puedes programar tus pagos entrantes y salientes. Genera cobros y pagos en lotes con el Asistente de pagos de SAP B1 y aplica facturas de clientes, abonos, facturas de corrección, solicitudes de anticipo, facturas de reserva, etc.

 

Los pagos se realizan de acuerdo a los criterios de selección y formas de pago (cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crédito o efectivo) y cuando el proceso ha terminado, se contabilizan de forma automática las transacciones de asientos.

 

La funcionalidad de Tratamiento de extractos bancarios de SAP Business One te ayuda a comparar las transacciones abiertas en la aplicación con un extracto de cuenta en una fuente externa, como por ejemplo, un extracto bancario.

 

SAP Business One cuenta con dos procesos diferentes para reconciliaciones de extracto bancario externo:

 

 Registrar y conciliar extractos bancarios a través de la función de tratamiento de extractos bancarios.

 

 Registrar transacciones a partir de extractos bancarios y posteriormente reconciliar las transacciones mediante la función de reconciliación.

 

 

Además de efectuar reconciliaciones, también puedes:

 

 Imprimir conciliaciones cuando se efectúan reconciliaciones externas manual o automáticamente.

 

 Visualizar, cancelar, volver a crear e imprimir reconciliaciones externas previas

 

SAP Business One permite hacer la relación de pagos cuando estos no se concilian de forma automática, como los pagos “a cuenta” con partidas abiertas, tanto de forma automática como de forma manual gracias a su motor de conciliación. Esto puede ser filtrado por cuenta de mayor o bien por interlocutor comercial.



Esperamos que este artículo te sea de utilidad para conocer cómo SAP Business One puede ayudarte a mejorar tu cobranza, reducir tus cuentas por cobrar y evitar que tu cartera vencida se salga de control.

 

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